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Yvan BELAIEFF

Comptable agréé par le Gouvernement Princier

Lauréat de l'IEP Paris

Licencié en Droit

Licencié ès Sciences Économiques

Tutoriel pour rendre son comptable heureux

Nous vous présentons un guide des bonnes pratiques pour permettre à votre comptable de mieux gérer votre dossier.

Selon le vieil adage : "le temps, c'est de l'argent". Malheureusement, un dossier mal classé ou incomplet a une conséquence directe sur le temps passé. Les éléments qui vont suivre sont donc rédigés dans votre intérêt.


 Les factures

Les factures doivent avoir quelques mentions obligatoires, qu'elles proviennent d'un fournisseur ou de vous pour un client :

  • La date.
  • Un numéro.
  • Le nom du client/fournisseur.
  • Le montant hors taxes (HT).
  • Le taux de TVA (taxe sur la valeur ajoutée).
  • Le montant toutes taxes comprises (TTC).
  • Le numéro RCI (Monaco) ou SIRET (France).
  • Le numéro intrastat.

La numérotation des factures est importante.
Quelques règles sont à respecter :

  • Le format peut être de type ANNEE-NUMERO (ex : 2018-418).
    Opter pour le préfixe annuel permet un classement simple.
  • Elles suivent un ordre chronologique.
    La facture 2018-212 est forcément créée après la facture 2018-211.
  • Il doit y avoir une continuité et aucune interruption.
    Il ne doit pas y avoir de numéros manquants dans votre numérotation.
  • Chaque numéro de facture est unique.
    Un numéro de facture ne peut pas être réutilisé.

 La banque

La banque est la colonne vertébrale du dossier comptable. C'est d'autant plus vrai si votre TVA est aux encaissements.

Votre comptable n'a pas qu'un simple rôle de saisie et d'édition des comptes. Il vous permet de faire le point sur les clients qui n'ont pas payé et sur les fournisseurs qu'il reste à régler.


 Les documents à fournir

Pour nous transmettre vos documents, nous vous proposons deux moyens, à utiliser selon votre convenance :

 Physique

Vous préférez nous remettre les documents au Cabinet ?

Vous pouvez les déposer dans la boîte aux lettres ou nous les remettre en mains propres.

Nous vous accueillerons avec plaisir pendant les heures d'ouverture du Cabinet.

 Internet

Vous voulez vous éviter des déplacements ? Vous êtes un adepte des mails et du cloud ?

Si vous avez moins d'une dizaine de documents à envoyer, votre comptable sera heureux de recevoir vos documents par mail.

Vous avez un volume plus important ? Vous pouvez lui communiquer les documents via un stockage cloud avec des services comme Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive, WeTransfer ou Amazon Drive.

 Les 5 dossiers capitaux

Quelle que soit la manière dont vous nous communiquez vos documents, nous vous conseillons ces 5 dossiers mensuels, surtout si c'est via cloud :

Achats

Achats

Toutes les factures fournies par vos fournisseurs. Vous pouvez également y inclure les documents CAMTI/CARTI.

Ventes

Ventes

Toutes vos factures émises à vos clients.

Relevés de banque

Trésorerie

Tous vos relevés de banque de tous les comptes bancaires de votre société.

Ventes

Caisse

Si vous en avez une.

Opérations diverses

OD

Toutes les opérations diverses comme les remboursements d'assurance.


 Les déclarations de TVA

Il y a 3 régimes de déclarations de TVA :

  • Déclaration mensuelle, régime normal avec trois dates possibles :
    • Dépôt au 14 du mois.
    • Dépôt au 20 du mois.
    • Dépôt au 25 du mois.
  • Déclaration trimestrielle, régime particulier en cas d'un montant net à payer de TVA inférieur à 4 000 € annuels.
  • Le dernier est celui de la franchise en base. Vous n'êtes pas soumis à la TVA et devez déposer une déclaration annuelle (au titre de l'année en cours) au mois de janvier de l'année suivante.

Si vous êtes aux encaissements, cas des prestataires de services, vous ne payez la TVA que sur les paiements réputés comme reçus en banque.

Ainsi, vous constatez l'importance des documents de banque.