Tutoriel pour rendre son comptable heureux
Nous vous présentons un guide des bonnes pratiques pour permettre à votre comptable de mieux gérer votre dossier.
Selon le vieil adage : "le temps, c'est de l'argent". Malheureusement, un dossier mal classé ou incomplet a une conséquence directe sur le temps passé. Les éléments qui vont suivre sont donc rédigés dans votre intérêt.
Les factures
Les factures doivent avoir quelques mentions obligatoires, qu'elles proviennent d'un fournisseur ou de vous pour un client :
- La date.
- Un numéro.
- Le nom du client/fournisseur.
- Le montant hors taxes (HT).
- Le taux de TVA (taxe sur la valeur ajoutée).
- Le montant toutes taxes comprises (TTC).
- Le numéro RCI (Monaco) ou SIRET (France).
- Le numéro intrastat.
La numérotation des factures est importante.
Quelques règles sont à respecter :
- Le format peut être de type ANNEE-NUMERO (ex : 2024-418).
Opter pour le préfixe annuel permet un classement simple. - Elles suivent un ordre chronologique.
La facture 2024-212 est forcément créée après la facture 2024-211. - Il doit y avoir une continuité et aucune interruption.
Il ne doit pas y avoir de numéros manquants dans votre numérotation. - Chaque numéro de facture est unique.
Un numéro de facture ne peut pas être réutilisé.
Une facture est une facture !
La Palice aurait aimé ce titre mais il est bon de notifier que plusieurs documents ne peuvent pas être considérés comme des factures :
- Une facture pro forma.
- Un bon de livraison.
- Un devis.
- Un ticket de carte bancaire.
- Un récapitulatif de factures.
Ces documents sont encombrants et nous sont inutiles.
Une facture est immuable !
Une fois éditée, elle ne peut être ni supprimée, ni altérée.
Vous êtes au point ? Bien joué !
Des factures claires et bien formatées permettent une saisie rapide.
De plus, ce n'est pas le Cabinet Yvan BELAIEFF qui édite les règles de numérotation ou de structuration de ces documents. Il s'agit d'une obligation légale.
Ceci peut donc vous éviter quelques problèmes avec l'administration.
La banque
La banque est la colonne vertébrale du dossier comptable. C'est d'autant plus vrai si votre TVA est aux encaissements.
Votre comptable n'a pas qu'un simple rôle de saisie et d'édition des comptes. Il vous permet de faire le point sur les clients qui n'ont pas payé et sur les fournisseurs qu'il reste à régler.
Comment payer ?
Il faut éviter de passer par des acomptes.
L'idéal est de payer ses fournisseurs tel qu'ils le demandent. Ceci vous permet d'empêcher les litiges.
Les documents à fournir
Pour nous transmettre vos documents, nous vous proposons deux moyens, à utiliser selon votre convenance :
Physique
Vous préférez nous remettre les documents au Cabinet ?
Vous pouvez les déposer dans la boîte aux lettres ou nous les remettre en mains propres.
Nous vous accueillerons avec plaisir pendant les heures d'ouverture du Cabinet.
Internet
Vous voulez vous éviter des déplacements ? Vous êtes un adepte des mails et du cloud ?
Si vous avez moins d'une dizaine de documents à envoyer, votre comptable sera heureux de recevoir vos documents par mail.
Vous avez un volume plus important ? Vous pouvez lui communiquer les documents via un stockage cloud avec des services comme Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive, WeTransfer ou Amazon Drive.
Les 5 dossiers capitaux
Quelle que soit la manière dont vous nous communiquez vos documents, nous vous conseillons ces 5 dossiers mensuels, surtout si c'est via cloud :
Achats
Toutes les factures fournies par vos fournisseurs. Vous pouvez également y inclure les documents CAMTI/CARTI.
Ventes
Toutes vos factures émises à vos clients.
Trésorerie
Tous vos relevés de banque de tous les comptes bancaires de votre société.
Caisse
Si vous en avez une.
OD
Toutes les opérations diverses comme les remboursements d'assurance.
Moins de pièces = du temps gagné !
Simplifiez votre dossier. A complexité égale, il est logique de dire que 1 000 factures seront plus longues à saisir qu'une vingtaine.
Pour des petits montants, préférez les abonnements. Ceux-ci accélèrent la saisie, surtout pour des sommes minimes. L'exemple le plus parlant concerne les factures d'autoroutes ; les petits tickets sont longs à saisir alors qu'une facture mensuelle fait gagner du temps.
Les pièces en retard
Cette astuce est surtout valable pour les documents disponibles dans le cloud.
Prenons un exemple simple. Vous avez un stockage mensuel avec les dossiers cités ci-dessus. Si une facture de janvier a été oubliée et que vous souhaitez nous la transmettre en avril, il est dans votre intérêt de la mettre dans le dossier du mois en cours, soit avril.
Modification des pièces stockées en ligne
En cas de modification d'un fichier sur votre stockage Cloud, il est dans votre intérêt de nous en faire part.
En effet, nous ne révisons pas les pièces déjà saisies car étant considérées comme immuables. Si un fichier a subi une altération voire une suppression, votre comptable sera ravi de recevoir un mail ou un appel à ce sujet.
Les déclarations de TVA
Il y a 3 régimes de déclarations de TVA :
- Déclaration mensuelle, régime normal avec trois dates possibles :
- Dépôt au 14 du mois.
- Dépôt au 20 du mois.
- Dépôt au 25 du mois.
- Déclaration trimestrielle, régime particulier en cas d'un montant net à payer de TVA inférieur à 4 000 € annuels.
- Le dernier est celui de la franchise en base. Vous n'êtes pas soumis à la TVA et devez déposer une déclaration annuelle (au titre de l'année en cours) au mois de janvier de l'année suivante.
Si vous êtes aux encaissements, cas des prestataires de services, vous ne payez la TVA que sur les paiements réputés comme reçus en banque.
Ainsi, vous constatez l'importance des documents de banque.
Attention aux délais !
Nous communiquer les documents au plus tôt permet de respecter les délais imposés.
Une déclaration est reçue par l'administration en retard ? Vous recevrez une pénalité.